Politique de protection des données personnelles

Date de dernière mise à jour : 25 mai 2018

AEM Softs est engagé dans une démarche continue de conformité avec le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016. Avec ce nouveau règlement, AEM Softs renforce sa politique de protection de données personnelles afin que les données de nos clients soient collectées et utilisées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Notre Politique de protection des données personnelles décrit la manière dont AEM Softs traite les données à caractère personnel des Clients à travers son outils de CRM et de facturation.

AEM Softs accorde en permanence une attention aux données de nos Utilisateurs. Nous pouvons ainsi être amenés à modifier, compléter ou mettre à jour la Politique de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, accessible sur notre Site sur cette page.
Si des modifications majeures sont apportées, nous vous informerons par email ou par nos services pour vous permettre d'examiner ces modifications avant qu'elles ne prennent effet. Si vous continuez à utiliser nos Services après la publication ou l'envoi d'un avis concernant les modifications apportées à la Politique de protection des données personnelles, cela signifie que vous acceptez les mises à jour.
Quelles données personnelles sont collectées et pour quelles finalités ?

Lorsque vous utilisez nos solutions, nous collectons et traitons des données à caractère personnel vous concernant telles que :
- Raison Sociale, informations rapportées à l'entité juridique tels que KBIS, n° de TVA intracommunautaire, code NAF, forme juridique, Capital, etc…
- Adresse du magasin
- Emails et Téléphone du point de vente,
- Noms-prénoms des contacts, poste occupé au sein de la structure, email et téléphones portables si fournis

Nous vous demanderons également de nous transmettre votre adresse email afin d'utiliser cette donnée pour l'envoi d'emails d'informations et de notifications, la facturation, ainsi que pour la newsletter.

AEM Softs Stocke également la communication de vos appels téléphonique sur notre standard, l'historique des appels à notre service HOTLINE, ainsi que toutes les actions réalisées par nos techniciens sur vos systèmes.

Ces données recueillies seront également utilisées pour analyse mensuelle par le service HOTLINE des problèmes rencontrés, récurrences des problèmes traités, volume de traitement des appels, durée de clôture des incidents.

Dans le cadre d'enquêtes de satisfaction, nous utilisons un outil de mesure de satisfaction des clients , en vous transmettant sur votre Serveur, une réponse qualitative à apporter au traitement de votre problème.

Nous collectons les informations que vous nous fournissez notamment quand :

  vous naviguez sur notre plateforme et applications
  vous créez, modifiez et accédez à votre compte personnel
  vous remplissez un formulaire de contact
  vous remplissez un formulaire de candidature à nos offres de formation
  vous contactez notre Service Client

Les données personnelles vous concernant collectées sur notre plateforme sont destinées pour la propre utilisation par AEM Softs et peuvent être partagées aux sociétés sous-traitantes auxquelles AEM Softs peut faire appel dans le cadre de l'exécution de ses services.

AEM Softs ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing, en aucun cas.

Nous travaillons également en étroite collaboration avec des entreprises tierces qui peuvent avoir accès à vos données personnelles, en particulier :

  Lorsque vous en faites la demande expresse (par exemple lorsque vous utilisez les méthodes d'authentification fournies par les réseaux sociaux vous permettant d'intégrer dans votre profil AEM Softs des informations issues de votre compte sur leur propre plateforme ;
  Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de moteurs de recherche et de solutions analytiques pour améliorer et optimiser notre plateforme ;
  Lorsque nous avons l'obligation légale de le faire ou si nous pensons de bonne foi que cela est nécessaire pour (i) répondre à toute réclamation à l'encontre d'AEM Softs, (ii) se conformer à toute demande judiciaire, (iii) faire exécuter tout contrat conclu avec nos membres, tel que les Conditions Générales d'Utilisation et la présente Politique de protection des données personnelles (iv) en cas d'urgence mettant en jeu la santé publique ou l'intégrité physique d'une personne, (v) dans le cadre d'enquêtes et d'investigations ou (vi) afin de garantir les droits, les biens et la sécurité d'AEM Softs, ses membres et plus généralement tout tiers ;
  En outre, AEM Softs ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si (1) vous (ou votre administrateur de compte agissant en votre nom) en formulez la demande ou autorisez la divulgation ; (2) la divulgation est requise pour traiter des transactions ou fournir des services que vous avez demandés ; (3) AEM Softs y est contrainte par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaître ou de toute autre exigence gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; ou (4) le tiers agit en tant qu'agent ou de sous-traitant d'AEM Softs dans l'exécution des services (par exemple, AEM Softs utilise les services d'une société de télécommunications).

Si AEM Softs ou tout ou partie de ses actifs sont rachetés par un tiers, les données en notre possession seront, le cas échéant, transférées au nouveau propriétaire.

Nous pouvons agréger des données qui vous concernent et que nous recevons ou envoyons à nos partenaires commerciaux, notamment tout ou partie de vos données personnelles et les informations collectées par l'intermédiaire de cookies. Ces informations agrégées ne seront utilisées que pour les finalités décrites ci-dessus.

Sur simple demande, nous pouvons vous fournir la liste des pays où nous conservons vos données et ceux où elles transitent occasionnellement.

Nous conservons vos données dans l'Union Européenne mais nous les transférons également hors de l'Union Européenne vers les Etats-Unis. Les entités américaines vers lesquelles nous transférons vos données ont adhéré au Privacy Shield ou nous avons conclu avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données à ces prestataires. Nous pouvons faire appel aux services des entreprises américaines vers qui nous sous-traitons vos données pour répondre à vos demandes, fournir des outils de paiement en ligne, nous fournir des services commerciaux et publicitaires ou des services d'emailing et de SMS.

AEM Softs applique les mesures de sécurité technologiques et organisationnelles généralement reconnues afin que les données à caractère personnel recueillies ne soient, ni perdues, ni détournées, ni consultées, ni modifiées ni divulguées par des tiers non autorisés sauf si la communication de ces données est imposée par la réglementation en vigueur, notamment à la requête d'une autorité judiciaire, de police, de gendarmerie ou de toute autre autorité habilitée par la loi.

La sécurité des données personnelles dépend également des Utilisateurs. Les Utilisateurs qui sont membres d'AEM Softs s'engagent à conserver la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe. Les membres s'engagent également à ne pas partager leur compte et à déclarer à AEM Softs toute utilisation non autorisée dudit compte dès lors qu'ils en ont connaissance.

Les données à caractère personnel communiquées par les Utilisateurs d'AEM Softs seront supprimés à l'issue d'une certaine période et selon les données traitées.

Afin de permettre aux membres de récupérer leur compte en cas d'oubli de mot de passe après une période prolongée sans connexion au Site, votre e-mail est conservé par sécurité. Il est néanmoins possible de le supprimer en modifiant les informations de son profil sur la section « Mon compte » du Site.

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.

  a. En ce qui concerne les parcours non-diplômants vos données personnelles sont archivées à l'issue des périodes suivantes :
      5 ans après votre dernière utilisation de notre plateforme, si vous n'avez pas fermé votre compte ;
      Dans l'hypothèse où votre compte a été suspendu ou bloqué, nous conservons vos données pour une durée de 2 ans à compter de la suspension afin d'éviter tout contournement de votre part des règles en vigueur sur notre plateforme.

  b. En ce qui concerne les parcours diplômants nous conservons vos données personnelles pour la plus longue des durées légales et réglementaires applicables ou une autre durée compte tenu des contraintes opérationnelles telle qu'une bonne tenue du dossier étudiant, une gestion efficace de la relation étudiants et les réponses aux demandes du Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).

Lorsque vous utilisez des réseaux sociaux et des services ou applications d'AEM Softs en relation avec des réseaux sociaux, cela est susceptible d'entraîner une collecte et un échange de certaines données entre les réseaux sociaux et AEM Softs.

Nous ne sommes pas responsables de l'utilisation qui est faite de vos données par les réseaux sociaux pour leur propre compte. Vous avez la possibilité de paramétrer et contrôler directement sur les réseaux sociaux l'accès et la confidentialité de vos données.

Nous mettons à disposition de nos étudiants une plateforme “Workplace” qui a été mise à disposition par Facebook permettant à nos étudiants de partager des informations pour la recherche d'un emploi. Les commentaires sur Workplace sont la propriété d'AEM Softs, nous avons la possibilité de les modifier, les effacer ou les exporter à tout moment.

Conformément à la réglementation en vigueur les Utilisateurs de notre plateforme disposent des droits suivants :

  droit d'accès et de rectification ;
  de mise à jour, de complétude des données Utilisateurs ;
  droit de verrouillage ou de suppression des données des Utilisateurs à caractère personnel, lorsqu'elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
  droit de retirer à tout moment un consentement ;
  droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs ;
  droit d'opposition aux traitement des données personnelles ;
  droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l'objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou un contrat.

Si vous souhaitez savoir comment AEM Softs utilise ces données personnelles, demander à les rectifier ou s'opposer à un traitement vous pouvez envoyer un email à l'adresse donneespersonnelles@aemsofts.com ou adresser un courrier à l'adresse suivante : AEM Softs - Parc Technologique des Fontaines - Cidex 08G 38190 BERNIN- France. Enfin les Utilisateurs d'AEM Softs peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr:fr/plaintes)

Vos requêtes seront traitées sous 30 jours. En complément de votre demande, nous vous demanderons de joindre une photocopie d'un justificatif d'identité afin que AEM Softs puisse vérifier votre identité.

Si vous avez des questions ou des réclamations ou si vous souhaitez faire part à AEM Softs de recommandations ou des commentaires visant à améliorer notre Politique de protection des données personnelles,
vous pouvez envoyer un email à l'adresse :donneespersonnelles@aemsofts.com
ou adresser un courrier à l'adresse suivante :
AEM Softs
Parc Technologique des Fontaines
Cidex 08G
38190 BERNIN
France.